Старший партнер Ігор Дерев’янко пояснює як використання КЕП може створити додаткові юридичні ризики
Українські компанії масово перейшли на електронний підпис та електронний документообіг (ЕДО) - і це правильно. Але в юридичній практиці я дедалі частіше бачу одне й те ж: бізнес впевнений, що КЕП автоматично вирішує питання правового захисту, хоча насправді він лише фіксує стан справ - разом із усіма наявними прогалинами.
Чому підписаний документ може не мати юридичної сили
КЕП прив’язаний до конкретної фізичної особи. У спорі суд дивиться не на «документ від ТОВ», а на те, чи мала конкретна людина право підписувати від імені компанії.
Типова ситуація: документ підписує менеджер або бухгалтер, хоча це мав робити директор. Або підпис ставить особа без підтверджених повноважень. КЕП у такому разі не рятує - він фіксує порушення.
Фокус зміщується з питання «чи є підпис» на питання «чи мав право підписувати».
У паперовій моделі такий контроль забезпечувався природно: підпис директора або нотаріально посвідчена довіреність. У цифровій практиці цей рубіж розмивається - технічно підписати може будь-хто з доступом до ключа.
Як КЕП перетворюється на корпоративну «печатку»
Є поширена практика: КЕП директора зберігається у бухгалтера і використовується без фізичної участі власника підпису. Зручно - але юридично некоректно.
З правової точки зору кожен такий документ вважається підписаним особисто директором. Поки між сторонами немає конфлікту, це не виявляє себе. У момент спору ця схема стає вразливою точкою: питання стосуватиметься обставин підписання - хто мав доступ до ключа і за яких умов ним скористалися.
Що каже судова практика про електронний підпис
Суди в Україні визнають КЕП рівнозначним власноручному підпису - але лише за умови, що можна встановити особу підписанта і підтвердити незмінність документа.
Постанова Верховного Суду України від 9 січня 2026 року у справі № 751/4083/24 показує загальний підхід. Суд визнав повідомлення через Viber належним доказом ознайомлення з наказом. Вирішальною стала сукупність обставин: відомий номер адресата, його реакція, подальша поведінка, що підтверджувала розуміння змісту. Подання без належного електронного підпису або поза встановленою системою повертають без розгляду.
Що варто перевірити в компанії вже зараз
Більшість юридичних проблем із КЕП виникають через відсутність базових організаційних правил. Ось мінімум, який варто мати зафіксованим:
- Хто підписує які категорії документів - із чітким переліком повноважень
- Як зберігаються ключі КЕП і хто відповідає за їх збереження
- Що відбувається при звільненні відповідальної особи - процедура відкликання і перевидачі ключів
- Чи містять договори формулювання щодо порядку використання ЕДО
Як електронний документообіг захищає бізнес, якщо правила встановлені
Компрометація КЕП, несанкціонований доступ до ключів, підписання договорів третіми особами - це реальні зобов’язання і потенційні судові спори. Управління цими ризиками переходить із зони ІТ-адміністратора в зону відповідальності керівника.
Електронний підпис стає ефективним інструментом правового захисту бізнесу, якщо він вбудований у чітку систему повноважень і контролю. Без такої системи цифровізація лише пришвидшує ті самі помилки, що раніше робились у паперовому форматі - тільки тепер із зафіксованим цифровим слідом.
